INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ex artt. 13 e 14 Reg. UE 2016/679

Di seguito forniamo, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (di seguito "Regolamento" o "GDPR"), l'informativa sul trattamento dei dati personali conferiti dall'utente (di seguito "Utente", "Cliente") nel processo di creazione di un account per usufruire della piattaforma digitale Axiomera (di seguito "Piattaforma") ovvero nel corso del rapporto contrattuale.

Ricordiamo che il Regolamento si applica unicamente alle persone fisiche e non alle persone giuridiche; tuttavia, nell'ambito del rapporto potrebbero essere trattati dati qualificabili come personali, ossia dati che rendono identificata o identificabile una persona fisica (ad esempio il titolare di una ditta individuale, o il referente di un'azienda cliente).

1. Titolare del trattamento

Titolare: Quitrova S.R.L.S. – Società a Responsabilità Limitata Semplificata Sede: Via Silvio Pellico 32, Bitonto (BA), 70032 P.IVA: 08867130729 Contatti privacy: email privacy@Axiomera.it, PEC quitrovasrls@pec.it

2. Un chiarimento importante: due ruoli distinti rispetto ai tuoi dati

Axiomera è una piattaforma multi-tenant utilizzata da aziende, artigiani e professionisti (di seguito "Cliente" o "Azienda Cliente") per gestire preventivi, clienti e attività commerciale. Questo comporta due situazioni distinte dal punto di vista della protezione dei dati:

a) Per i dati relativi all'Azienda Cliente in quanto tale (dati dell'account, dati di fatturazione, utilizzo della Piattaforma, dati dei membri del team) — Quitrova S.R.L.S. è Titolare del trattamento. La presente informativa disciplina questo trattamento.

b) Per i dati dei clienti finali che l'Azienda Cliente carica sulla Piattaforma per generare preventivi (anagrafiche, contatti, importi) — l'Azienda Cliente è Titolare del trattamento e Quitrova S.R.L.S. agisce quale Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento, sulla base di un apposito accordo (DPA) stipulato con l'Azienda Cliente. Se sei un cliente finale di un'azienda che utilizza Axiomera, per esercitare i tuoi diritti devi rivolgerti direttamente a quell'azienda, che è responsabile delle finalità e delle modalità del trattamento dei tuoi dati.

3. Finalità e base giuridica del trattamento

I dati personali raccolti sono trattati, con modalità automatizzate e non, per le finalità di seguito indicate secondo la base giuridica appresso riportata.

3.1 Adempimento di obblighi di legge — Categoria di dati: dati anagrafici, dati fiscali e di fatturazione — Base giuridica: necessario per adempiere un obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c, Regolamento).

3.2 Gestione dell'account e del rapporto contrattuale — Categoria di dati: dati anagrafici, dati di contatto, dati di accesso e autenticazione, dati di fatturazione — Base giuridica: necessario per l'esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b, Regolamento).

3.3 Erogazione delle funzionalità della Piattaforma, incluse le funzionalità basate su intelligenza artificiale — Categoria di dati: dati anagrafici, dati relativi ai preventivi e ai clienti caricati dall'Utente, dati di utilizzo — Base giuridica: necessario per l'esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b, Regolamento).

3.4 Sicurezza e funzionalità dei sistemi informatici — Categoria di dati: indirizzo IP, log di accesso, tipo di dispositivo, dati di utilizzo — Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f, Regolamento).

3.5 Gestione del contenzioso e tutela dei diritti — Categoria di dati: dati anagrafici, dati contrattuali, dati di utilizzo — Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f, Regolamento).

3.6 Assistenza e supporto tecnico — Categoria di dati: dati anagrafici, dati di contatto, contenuto delle richieste — Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b, Regolamento).

3.7 Attività di marketing diretto per servizi analoghi via email ("soft spam"), riservata a chi ha già un account — Categoria di dati: nome, indirizzo email — Base giuridica: legittimo interesse del Titolare, nel rispetto dell'art. 130, comma 4, D.Lgs. 196/2003, con possibilità di opposizione in ogni comunicazione.

3.8 Le seguenti finalità sono invece perseguite solo previo consenso specifico, facoltativo, e la mancata prestazione non pregiudica l'erogazione del servizio:

• Marketing e comunicazioni commerciali su novità, funzionalità, offerte — base giuridica: consenso (art. 6, par. 1, lett. a, Regolamento);
• Cookie di analytics e profilazione sul sito pubblico (non nell'applicazione), disciplinati dalla Cookie Policy.

4. Il ruolo dell'intelligenza artificiale nel trattamento

Axiomera integra funzionalità basate sull'intelligenza artificiale generativa di Anthropic (Claude API) per assistere l'Utente nella redazione di preventivi, testi e analisi. Quando l'Utente utilizza queste funzionalità:

• i dati inseriti nel prompt (che possono includere informazioni sui clienti finali dell'Azienda Cliente) vengono trasmessi ad Anthropic, PBC (con sede negli Stati Uniti), quale sub-responsabile del trattamento, per la sola elaborazione della richiesta;
• Anthropic non utilizza i dati trasmessi via API per addestrare i propri modelli, secondo la sua politica commerciale in vigore alla data della presente informativa;
• il trasferimento verso gli Stati Uniti avviene sulla base delle clausole contrattuali standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea o di altro meccanismo di trasferimento adeguato per tempo vigente.

5. Categorie di dati trattati

A titolo esemplificativo, la Piattaforma tratta le seguenti categorie di dati relative all'Azienda Cliente e ai suoi utenti:

• dati anagrafici e di contatto (nome, email, telefono, ruolo);
• dati aziendali (ragione sociale, P.IVA, indirizzo, logo, coordinate bancarie);
• dati fiscali dichiarati volontariamente nell'ambito di moduli opzionali (es. regime fiscale, fatturato stimato annuo, utilizzati esclusivamente per calcoli indicativi messi a disposizione dell'Azienda Cliente stessa, non condivisi con terzi se non i sub-responsabili indicati al punto 7);
• credenziali di accesso;
• dati di utilizzo della Piattaforma (log, indirizzo IP, dispositivo);
• contenuti caricati dall'Utente (documenti, immagini, preventivi).

6. Modalità del trattamento

Il trattamento è effettuato con strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate, e con l'adozione delle misure di sicurezza tecniche e organizzative previste dall'art. 32 del Regolamento.

7. Categorie di destinatari e sub-responsabili

I dati potranno essere comunicati, nell'ambito delle finalità sopra indicate, ai seguenti soggetti:

• fornitore del servizio di hosting e infrastruttura, con sede nell'Unione Europea/Spazio Economico Europeo;
• Anthropic, PBC, quale fornitore delle funzionalità di intelligenza artificiale (Stati Uniti, trasferimento con clausole contrattuali standard);
• fornitore del servizio di pagamento ricorrente (Stripe, Inc. o altro fornitore per tempo individuato), limitatamente ai dati necessari alla gestione degli abbonamenti;
• consulenti, commercialisti, legali del Titolare;
• autorità pubbliche, organi di controllo e verifica, nei casi previsti dalla legge.

8. Trasferimento dei dati extra-UE

I dati sono conservati su server situati nell'Unione Europea. Alcuni sub-responsabili indicati al punto 7 (in particolare Anthropic per le funzionalità AI e l'eventuale processore di pagamento) hanno sede negli Stati Uniti d'America. In questi casi il trasferimento avviene sulla base di:

• decisioni di adeguatezza della Commissione Europea, ove disponibili;
• clausole contrattuali standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea;
• ulteriori garanzie tecniche e organizzative equivalenti, ove necessario.

9. Conservazione dei dati

I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione del rapporto contrattuale e, successivamente alla cessazione, per il periodo previsto dalla normativa fiscale e civilistica (di norma 10 anni dall'ultima registrazione ai fini fiscali). Fanno eccezione i dati cancellati su richiesta dell'Utente ai sensi del successivo punto 10, e i dati che il Titolare debba conservare più a lungo per la tutela di un proprio diritto in sede giudiziale o per obbligo di legge.

10. Diritto alla cancellazione: come funziona su Axiomera

Il titolare dell'account azienda (proprietario/owner) può richiedere la cancellazione del proprio account in qualsiasi momento dall'area profilo della Piattaforma. Ti informiamo che:

• la cancellazione può essere richiesta solo dal titolare dell'account azienda (owner); i collaboratori (membri del team) possono richiedere la rimozione del proprio accesso individuale contattando il titolare del proprio account azienda;
• la cancellazione richiesta dal titolare comporta l'eliminazione immediata e irreversibile di tutti i dati dell'azienda, inclusi i dati dei collaboratori, i clienti caricati, i preventivi, i file allegati (logo, immagini, firme, documenti generati) e i log di utilizzo;
• non è previsto un periodo di recupero: una volta confermata, la cancellazione non può essere annullata;
• il Titolare può conservare, per il periodo previsto dalla legge, i soli dati che è tenuto a conservare per obblighi fiscali o per la tutela di un proprio diritto in sede giudiziale.

11. Diritti dell'interessato

In relazione ai dati conferiti, l'interessato può esercitare, ove applicabili, i seguenti diritti: accesso, cancellazione, rettifica, limitazione del trattamento, opposizione al trattamento, portabilità dei dati, revoca del consenso quando il trattamento si basa sul consenso. Per esercitare tali diritti è possibile scrivere ai contatti del Titolare indicati al punto 1.

Se ritieni che un trattamento violi il Regolamento, puoi proporre reclamo all'autorità di controllo dello Stato membro in cui risiedi, lavori o in cui si è verificata la violazione (in Italia, il Garante per la Protezione dei Dati Personali).

12. Modifiche alla presente informativa

La costante evoluzione della Piattaforma può comportare modifiche nelle caratteristiche del trattamento dei dati personali. L'Informativa potrà pertanto subire modifiche e integrazioni nel tempo, anche in relazione a sopravvenienze normative. Ti invitiamo a verificarne periodicamente i contenuti. La versione aggiornata è sempre pubblicata su questa pagina, con indicazione della data dell'ultimo aggiornamento.

Ultimo aggiornamento: [DATA DA INSERIRE AL MOMENTO DELLA PUBBLICAZIONE]